Dokumentenmanagement: RAHMER digitalisiert mit TSO-DATA

Business Central trifft Dokumentenmanagement: RAHMER digitalisiert komplexe Branchenprozesse mit TSO-DATA

Mit dem DMS Connector für SharePoint Online schafft die RAHMER Gruppe eine zentrale, revisionssichere Dokumentenverwaltung für sieben Gesellschaften und rund 2.000 Mitarbeitende. Die Lösung verbindet Microsoft Dynamics 365 Business Central mit SharePoint Online.

Dokumentenmanagement im Zuge der ERP-Einführung

Die RAHMER Gruppe mit Hauptsitz in Nürnberg ist in den Bereichen Gebäudereinigung, Personaldienstleistungen und Mietservice tätig. Im Rahmen der Einführung einer neuen Business-Central-Branchenlösung sollte auch das Dokumentenmanagement grundlegend neu aufgestellt werden. Ziel war es, Dokumente zentral, digital und revisionssicher zu verwalten und gleichzeitig die neuen Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.

Business Central und SharePoint Online integriert

RAHMER entschied sich gemeinsam mit ihrem ERP-Partner und TSO-DATA (https://www.tso.de/) für eine Lösung auf Basis von SharePoint Online und dem TSO-DATA DMS Connector (https://www.tso.de/sharepoint-und-erp-verbinden/). Ergänzt wird die Lösung durch Microsoft Purview und Power Automate, um Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher aufzubewahren.

Dokumente werden automatisch mit den relevanten Datensätzen in Business Central verknüpft und stehen den Anwendern direkt im jeweiligen Geschäftskontext zur Verfügung. Auch branchenspezifische Prozesse wie Leistungen, Leistungsorte, Maschinen- und Schlüsselverwaltung sowie Personalprozesse wurden in das Gesamtkonzept integriert.

Digitale Personalakte und automatisierte Zuordnung

Ein zentrales Projekthighlight ist die automatisierte Verarbeitung von Abrechnungsdokumenten. Dokumente werden anhand definierter Informationen aus SharePoint Online (https://www.tso.de/sharepoint/) automatisch den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet, in die passende Struktur der digitalen Personalakte abgelegt und anschließend mit den entsprechenden Datensätzen in Business Central verknüpft.

Auch das Berechtigungskonzept wurde in Business Central und SharePoint umgesetzt. Dadurch erhalten Anwender ausschließlich Zugriff auf die Dokumente und Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Mehr als 10.000 Datensätze und 700 Workflows täglich

Bereits im ersten produktiven Mandanten wurden mehr als 10.000 Datensätze in SharePoint angelegt. Gleichzeitig verarbeitet die Lösung täglich über 700 automatisierte Workflowdurchläufe. Rund 80 bis 100 Anwender arbeiten bereits mit dem System.

„Mit der Einführung des DMS Connectors haben wir eine zentrale und zukunftssichere Dokumentenverwaltung geschaffen, die unsere Geschäftsprozesse optimal unterstützt. Besonders überzeugt hat uns die enge Zusammenarbeit mit TSO-DATA sowie das tiefe Verständnis für unsere branchenspezifischen Anforderungen. Dokumente stehen heute genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Das vereinfacht die tägliche Arbeit spürbar und schafft deutlich mehr Transparenz in unseren Prozessen.“
Bruno Guggenberger, Geschäftsführer, RAHMER Gruppe

Aufgrund der positiven Projektergebnisse ist mit der Einführung von Document Capture bereits die nächste Ausbaustufe geplant.

Die TSO-DATA GmbH ist Teil der TSO-DATA Gruppe, die mehr als 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den Unternehmensstandorten Osnabrück, Berlin, Nürnberg und Bremen umfasst. Als IT-Spezialist und Microsoft Dynamics Partner entwickeln, implementieren und realisieren die Experten innovative IT-Lösungen und bieten individuelle Dienstleistungskonzepte – national und international. Dabei setzt TSO-DATA auf moderne und zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen anpassen lassen.
Der Fokus des Lösungsportfolios liegt dabei auf der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV, den Branchenlösungen KatarGo und LS Central für den Versand- und Einzelhandel, STAFF UNITE für die Recruitingbranche, Dynamics 365 – CRM, Dokumentenmanagement mit M-Files und Microsoft SharePoint, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud-Services.
Als IT-Full-Service-Partner begleitet die TSO-DATA GmbH Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und -umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht der TSO-DATA Unternehmensphilosophie „IT im Herzen“.

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TSO-DATA
Timm Reichl
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