Zeitfresser Meeting: Wenn Sitzungen an Wirkung verlieren

Zu lange Meetings werden für alle Beteiligten schnell zur Belastung. (Bildquelle: Urimpuls/Foto: Valentin Luthiger)

Meetings sollen Entscheidungen voranbringen, doch häufig kosten sie vor allem Zeit. Fehlende Klarheit, ausufernde Diskussionen und vertagte Entscheidungen verwandeln Sitzungen schnell in einen Produktivitätskiller. Gute Führung zeigt sich deshalb auch darin, Besprechungen so zu strukturieren, dass am Ende Klarheit herrscht.

Zu viele Meetings binden wertvolle Arbeitszeit, ohne immer zu konkreten Ergebnissen zu führen. Eine Atlassian-Studie mit 5.000 Wissensarbeitern und Bürofachkräften kommt zu dem Ergebnis, dass 72 Prozent der Meetings als ineffektiv wahrgenommen werden. 54 Prozent der Befragten verlassen Sitzungen regelmässig, ohne Klarheit über die nächsten Schritte oder Verantwortlichkeiten zu haben. Auch der „Microsoft Work Trend Index“ stuft ineffiziente Meetings als grössten Produktivitätshemmer im Arbeitsalltag ein. Daher ist eine konsequente Vorbereitung sowie die Ausrichtung von Sitzungen auf Ergebnisse umso wichtiger. Bereits im Vorfeld sollte klar sein, welche Fragen geklärt, welche Entscheidungen getroffen und welche Verantwortlichkeiten anschliessend übernommen werden müssen. „Wir alle kennen Sitzungen, die sich unnötig in die Länge ziehen, ohne Ergebnisse zu bringen. Gerade deshalb sollten Meetings gut vorbereitet und konsequent geleitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch Entscheidungen“, sagt Dr. Heidi Z’graggen, Verhandlungsexpertin der Unternehmensberatung URimpuls.

Die Innerschweizer Agentur versteht sich als vertraulicher Sparringspartner (https://www.urimpuls.ch/unternehmensberatung-strategieentwicklung-zentralschweiz) und Impulsgeber für Unternehmer und Führungskräfte aus Wirtschaft, Gesellschaft und öffentlicher Verwaltung. Ihr Fokus liegt dabei auf Kommunikation, etwa in Krisensituationen, bei Verhandlungen oder Präsentationen. In einem aktuellen Fall wandte sich eine Führungskraft an die Inhaber von URimpuls Dr. Heidi Z’graggen und Bruno Dobler, weil die Meetings in ihrem Verantwortungsbereich regelmässig ausuferten: Diskussionen zogen sich hin, Wortmeldungen sprengten den vorgesehenen Zeitrahmen und wichtige Entscheidungen blieben aus. Daher wurde zunächst eine typische Sitzung simuliert (https://de.wikipedia.org/wiki/Simulation) und anschliessend analysiert. Es zeigte sich, dass nicht mangelndes Engagement das Problem war, sondern fehlende, konsequente Klarheit. „Die Agenda war zu unpräzise formuliert und das Ziel einzelner Diskussionen blieb unklar. Ausserdem griff die Sitzungsleitung häufig erst ein, wenn sich die Gespräche bereits festgefahren hatten“, schildert Kommunikationsprofi (https://www.urimpuls.ch/risikomanagement-in-unternehmen-oeffentlichen-verwaltungen) Bruno Dobler die Ausgangslage des konkreten Falls.

Im nächsten Schritt wurden konkrete Situationen unter diesen Aspekten durchgespielt: Wie lässt sich eine Agenda so formulieren, dass bereits vor der Sitzung klar ist, ob ein Tagesordnungspunkt der Information, Diskussion oder Entscheidungsfindung dient? Wann muss eine Wortmeldung begrenzt, eine Debatte zusammengefasst oder konsequent zum nächsten Schritt geführt werden? Dabei geht es URimpuls nicht darum, Sitzungen um jeden Preis zu verkürzen. Entscheidend ist, dass Menschen in Verantwortung ihre gemeinsame Zeit gezielt nutzen, vorbereitet in Gespräche gehen und zu tragfähigen Entscheidungen kommen. „Für Entscheidungsträger kann eine solche Aussensicht dazu beitragen, die eigene Sitzungsführung bewusster wahrzunehmen sowie Klarheit und Vertrauen in die persönliche Entscheidungsfähigkeit zu gewinnen”, bekräftigt die renommierte Expertin Dr. Heidi Z’graggen.

URimpuls hat sich auf die Beratung von KMUs und Entscheidungsträgern in Sektoren wie Finanzen, Handel und öffentliche Verwaltung spezialisiert. Wir bieten durch Konfliktmanagement, Krisenkommunikation und strategische Beratung Unterstützung in kritischen Unternehmenssituationen. Unser Angebot umfasst auch Netzwerkbildung und Standortbestimmung, wobei URimpuls besonders in der Zentralschweiz aktiv ist. URimpuls setzt darauf, ihren Klienten durch praktische Lösungen und neue Perspektiven zur Seite zu stehen, um so optimale Ergebnisse zu erzielen.

Dr. Heidi Z’graggen, Geschäftsführerin von URimpuls AG, bringt aus ihrer politischen Karriere als Ständerätin und ehemalige Regierungsrätin des Kantons Uri umfangreiche Erfahrung in Verhandlungsführung und strategischer Leitung mit. Neben ihrer politischen Laufbahn verfügt sie über akademische Qualifikationen in Politikwissenschaften, Geschichte und Betriebswirtschaft und hat sich durch zahlreiche Weiterbildungen, darunter im Bereich General Management und globale Verhandlungen, weitergebildet. Ihre Kompetenzen in der Gestaltung von partizipativen Prozessen zeichnen sie als Expertin in der Unternehmensberatung aus.

Bruno Dobler, ein erfahrener Unternehmensberater und Krisenmanager, hat eine beeindruckende Karriere. Er ist Unternehmensgründer, Chefpilot und CEO mehrerer Luftfahrtunternehmen. Neben seinen Aufgaben in der Luftfahrt hat Dobler als Mitglied des Bankpräsidiums der Zürcher Kantonalbank und als politischer Vertreter im Zürcher Kantonsrat strategische Führungsqualitäten bewiesen. Seine Expertise in Krisenmanagement, gepaart mit tiefgreifenden Kenntnissen in Finanzen, Handel und Dienstleistungen, macht ihn zu einem gefragten Berater und Redner in der Wirtschaft.

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